Primele de asigurare RCA și CASCO plătite pentru vehiculele firmei se înregistrează ca cheltuieli, iar dacă polița acoperă mai multe luni, partea aferentă perioadelor viitoare se reflectă separat. Deductibilitatea fiscală depinde de regulile aplicabile vehiculelor, așa că verifică de fiecare dată cu contabilul.
Pe FiscalPress găsești explicate clar subiectele de fiscalitate pentru firme, iar asigurarea auto este una dintre acele cheltuieli mici, dar foarte frecvente, în care apar cele mai multe întrebări.
RCA și CASCO, diferența care contează
RCA este asigurarea obligatorie de răspundere civilă, care acoperă pagubele produse altora. CASCO este opțională și acoperă daunele la vehiculul tău, în limitele din poliță. Contabil, ambele sunt tratate ca prime de asigurare, dar documentele și clauzele diferă.
Cum se înregistrează prima
Primele plătite pentru vehicule se contabilizează de regulă în contul de cheltuieli cu primele de asigurare. Dacă polița este anuală și plătită integral, nu trece toată suma pe cheltuială în luna plății.
- la plată, suma se poate duce în cheltuieli înregistrate în avans;
- lunar, partea cuvenită lunii respective se transferă în cheltuieli;
- dacă prima se plătește în rate, cheltuiala urmărește perioada acoperită;
- păstrează polița și dovada plății ca justificare.
TVA și deductibilitate
Serviciile de asigurare au un regim special în privința TVA, așa că factura de prime nu se tratează ca o achiziție obișnuită. Verifică ce menționează documentul primit de la asigurător. Dacă vrei să te documentezi mai departe, FiscalPress este o resursă utilă.
Cât despre impozitul pe profit sau micro, regulile pentru cheltuielile cu autoturismele pot impune limite sau condiții, mai ales când mașina nu este folosită exclusiv în scopul afacerii. Nu presupune că totul este deductibil; cere confirmarea contabilului pe baza reglementărilor în vigoare.
Daune, franșize și despăgubiri
Dacă apare un accident, înregistrează separat despăgubirea primită, reparațiile facturate și franșiza suportată de firmă. Ele nu se compensează în mod automat, ci se urmăresc distinct, cu documente justificative: proces-verbal sau constatare amiabilă, devizul și factura de reparație.
Atenție și la situațiile în care mașina este în leasing: contractul poate impune asigurarea CASCO, iar costul ei trebuie încadrat corect. Despre alte aspecte de acest fel poți citi în secțiunea contabilitate.
Documentele pe care le ceri de la asigurător
La fiecare poliță, cere factura, condițiile generale și dovada plății. Din ele reiese perioada acoperită, valoarea primei și, la CASCO, limitele de despăgubire. Lipsa unui document aparent minor poate crea probleme la un control sau la o reconciliere.
Dacă firma are mai multe vehicule, ține un tabel separat pe fiecare număr de înmatriculare: asigurător, tip de poliță, dată de început și de sfârșit, sumă plătită. În felul acesta, închiderea lunii devine mai simplă și orice diferență se vede imediat.
Când schimbi asigurătorul
Dacă la reînnoire alegi o altă companie, verifică dacă polița veche a fost anulată corect și dacă există sume de restituit. O prima nefolosită trebuie urmărită contabil, nu uitată într-un cont de avansuri.
Greșeli frecvente
Cea mai des întâlnită greșeală este trecerea întregii prime anuale pe cheltuiala unei singure luni. Altele sunt lipsa polițelor din dosar, neevidențierea corectă a vehiculului asigurat și confuzia între prima de asigurare și daunele plătite.
Recomandarea practică: ține o evidență simplă a polițelor, cu data de început și de sfârșit, și transmite-o contabilului la fiecare reînnoire. Pentru mai multe lămuriri de acest tip, FiscalPress rămâne o resursă utilă.
